L’obbligo di emettere fatture elettroniche nei confronti delle Pubbliche Amministrazioni ha sollevato non pochi problemi pratici in ordine alla conservazione ed archiviazione delle fatture redatte su supporto informatico. Il Legislatore italiano ha comunque pensato a tutto ed ha introdotto la conservazione sostitutiva elettronica, l’unico sistema in grado di garantire la corretta archiviazione, conservazione e consultazione delle fatture elettroniche.
MA COS’È UNA FATTURA ELETTRONICA?
Una fattura elettronica è un documento che viene redatto ed emesso in formato elettronico (precisamente in formato XMLPA) e, come tale, deve essere conservato in modalità elettronica. La fattura, infatti, non verrà mai stampata: l’emittente provvederà a consegnarla sempre tramite modalità digitale.
In questo senso, allora, sarà necessario provvedere alla conservazione della fattura sia ai fini fiscali che per finalità pratiche. Da qui l’esigenza del Legislatore di introdurre il sistema della conservazione sostitutiva elettronica.
LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA ELETTRONICA: IN COSA CONSISTE
La conservazione sostitutiva può essere definita come quell’insieme di procedure – interamente regolate e disciplinate dalla legge italiana – che consente di creare e di conservare documenti digitali che hanno pieno valore legale. Essa equipara – ovviamente previo rispetto di tutti i requisiti stabiliti dalla Legge – la fattura elettronica ai documenti cartacei. I risvolti pratici della suddetta equiparazione sono chiari: nel lungo periodo verranno ridotti i costi legati alla stampa, all’archiviazione e alle imposte di bollo.
Ma come può, la conservazione sostitutiva, conferire lo stesso valore legale del cartaceo ad un documento digitale? Ebbene, la procedura mira a “cristallizzare” il contenuto della fattura elettronica nel tempo mediante l’apposizione della firma digitale e della marca temporale.
QUALI SONO I DOCUMENTI CHE È POSSIBILE ARCHIVIARE MEDIANTE CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA?
I documenti archiviabili sono davvero numerosi e molteplici. Possono essere sottoposte a conservazione sostitutiva, ad esempio, le fatture, le ricevute fiscali, le dichiarazioni fiscali, il bilancio d’esercizio, il CUD, il Libro Unico del Lavoro, i Registri Contabili, la corrispondenza, il Libro dei Soci, i contratti, il Libro delle obbligazioni, i mandati di pagamento, i documenti sanitari, i documenti protocollati dalla Pubblica Amministrazione, Il Libro delle adunanze e delle deliberazioni.
In conclusione, la conservazione sostitutiva elettronica è un sistema di ampio respiro, destinato a rivoluzionare il modus di archiviare e di conservare i documenti digitali. Sempre guardando al futuro e in un’ottica di riduzione della burocrazia.